CARTA DE NUESTRO CONSEJERO DELEGADO AL GRUPO ITE

Estimados Colaboradores,

Gracias por mostrar interés en leer nuestro Código de ética y Conducta Empresarial, ya que en él expresamos el esfuerzo y el trabajo que realizamos día a día para ser un Grupo de referencia en el sector.

El crecimiento de nuestro Grupo se ha podido materializar gracias a nuestros valores que establecen una cultura que fomenta la transparencia y empodera a los empleados con las herramientas necesarias para evitar, detectar y responder a todos los problemas relacionados con la ética.

Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial expresa lo que somos, cómo nos comportamos y en lo que creemos.

En el Grupo, garantizamos la seguridad, nos enfocamos en el cliente, buscamos la excelencia, y actuamos con integridad.

Todos somos responsables de adherirnos al Código y tenemos el deber de informar de buena fe sobre todos los problemas relacionados con la ética. Recuerda que tu eres la voz de nuestros valores. Tomate tu tiempo para leer y comprender el Código e insiste en que tus compañeros hagan lo mismo.

Por otro lado, te invitamos a preguntar o denunciar malos comportamientos que hayas observado. Nuestra política es no tomar represalias contra ninguna persona que reporte de buena fe.

Estoy seguro de que entre todos conseguiremos nuestro propósito de construir una empresa de Futuro, basada en estos valores que nos aportan un valor añadido y hacen sentirnos orgullosos de nuestra marca.

Cuento con vosotros,

Un saludo,

Oven Martin Acedo

CEO Grupo ITE

1. NUESTROS VALORES

Nuestros valores nos dan seguridad y nos mantienen encarrilados. Representan la manera en que hacemos negocios, en que nos expresamos como Grupo y en que interactuamos con las partes interesadas y les inspiramos confianza.

Somos Fiables

Así nos lo transmiten nuestros clientes por la confianza que depositan en nosotros. Nuestras acciones siempre evidencian respeto hacia nuestros clientes

Estamos Comprometidos

Con nuestros clientes y con sus necesidades, ofreciéndoles una mejora continua en los servicios que

ofrecemos.

El objetivo de nuestra existencia es servir a nuestros clientes y mejorar sus costes.

Somos Profesionales

Conscientes de que nuestro servicio ha de ser siempre ágil y resolutivo, dando solución a las necesidades de nuestro cliente.

Somos Personas Felices

Para nuestra empresa es uno de los valores más importantes, la felicidad promueve la creatividad y la iniciativa.

Las personas son el motor de la empresa y ayudan a cumplir los tres valores anteriores.

2. QUE ESPERAMOS DE NUESTROS DIRECTIVOS

Nuestros directivos cuentan con responsabilidades adicionales en virtud de nuestro Código. Son responsables de promover una cultura de cumplimiento e integridad, y de garantizar un entorno de trabajo positivo en el que las personas sean tratadas con dignidad y respeto.

Como directivos, debemos lograr esta meta al:

• predicar con el ejemplo y respetar siempre las normas de nuestro Código

• ayudar a aquellas personas que se encuentran bajo nuestra supervisión a comprender y respetar las normas establecidas en nuestro Código, nuestras políticas y nuestros procedimientos operativos, así como fomentar su participación en capacitaciones y certificaciones relacionadas
• apoyar y proteger a las personas que, de buena voluntad, plantean una preocupación o informan sobre algún comportamiento poco ético o alguna violación, aunque el hacerlo signifique que tales personas deban salir de la

cadena de mando, lo que incluye nunca tomar o permitir represalias contra toda persona que exprese alguna preocupación de buena voluntad

• hacer un seguimiento cuando nos enteremos o sospechamos de una posible conducta inadecuada, y nunca ignorar ningún tipo de conducta sospechosa.

3. AMBITO DE NORMATIVA APLICABLE

El Código es de aplicación a todas empresas que integran el Grupo ITE vincula a todo su personal, independientemente de la posición y función que se desempeñe.

La aplicación del Código, total o parcial podrá hacerse extensiva a cualquier persona física y/o jurídica relacionada el Grupo, cuando así convenga para el cumplimiento de su finalidad y sea posible por la naturaleza de la relación.

El Código será notificado personalmente a todos sus Directivos y a cualquier persona que la represente, cuando así lo requiera la naturaleza de su relación, quienes deberán asumir por escrito el compromiso de su cumplimiento. Asimismo, la obligación de su cumplimiento será recogida expresamente en los contratos de trabajo de los empleados, a quienes les será entregada copia con ocasión de su incorporación a la compañía junto con el Manual de Bienvenida

4. RESPETO MUTUO EN EL LUGAR DE TRABAJO

Entre los valores de nuestra empresa está el equipo humano, por ello, el compromiso del Grupo ITE con su personal, es propiciar un ambiente de trabajo saludable y productivo, que canalice el potencial y la creatividad de cada uno de nosotros, al tiempo que fomente la colaboración y el trabajo en equipo. Tenemos el derecho de gozar de un ambiente de trabajo en donde se respeten      los derechos humanos fundamentales.

El personal de la compañía colaborará en el cumplimiento estricto de las normas laborales aplicables y en la prevención, detección y erradicación de irregularidades en esta materia.

Todos los empleados están obligados a actuar, en sus relaciones laborales con otros empleados, conforme a criterios de respeto, dignidad y justicia, teniendo en cuenta la diferente sensibilidad cultural de cada persona y no permitiendo ninguna forma:

• Violencia, es el uso de fuerza física que causa o podría causar lesiones físicas, o cualquier acción o acciones, comportamientos o comentarios que pudieran percibirse de manera razonable como una amenaza a la seguridad o integridad física de una persona.
• Acoso o abuso en el trabajo, ya sea sexual, psicológico o de otro tipo, ocurre cuando un comportamiento hacia otra persona es chocante u ofensivo, afecta la dignidad de la persona o su bienestar psicológico o físico, y genera un ambiente de trabajo dañino.
• Discriminaciones por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, género o cualquier otra condición personal o social ajena a sus condiciones de mérito y capacidad, con especial consideración hacia la atención y la integración laboral de las personas con discapacidad o minusvalías.

Todos los empleados son responsables de cumplir rigurosamente las normas de salud y seguridad en el trabajo, y de velar por su propia seguridad y por la de las personas afectadas por sus actividades.

Está prohibido el consumo de sustancias que pudieran afectar al debido cumplimiento de las obligaciones profesionales.

5. RELACION CON LOS CLIENTES Y TERMINOS DE LAS NEGOCIACION

El propósito de Grupo ITE, es ser la mejor opción para sus clientes. Es por eso que tiene con ellos un trato de profesional y de integridad, al tiempo que les suministra servicios y productos de calidad, en plazo y según las condiciones acodadas en las ofertas.

Para asegurar una relación duradera con nuestros clientes, nos anticiparemos  a sus necesidades con el fin de superar sus expectativas y crear con ellos una relación de confianza, que redunde en un beneficio mutuo.

Todos los empleados están obligados a actuar, en sus relación es con los clientes, conforme a criterios de consideración, respeto y dignidad, teniendo en cuenta la diferente sensibilidad cultural de cada persona y no permitiendo discriminaciones en el trato por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, género o cualquier otra condición personal o social prohibida por la ley, con especial consideración hacia la atención de las personas con discapacidad o minusvalías.

En el desarrollo de sus actividades comerciales, los empleados de Grupo ITE, promocionarán los productos/servicios de la empresa, sin falsear sus condiciones o características.

Todo el personal está obligado a velar por la seguridad de los medios de pago implantados por la empresa, para garantizar el adecuado funcionamiento y la trazabilidad de los procedimientos de facturación y cobro, asi como, la protección de los datos de los clientes y la prevención del fraude.

6. RELACIONES CON AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS

El personal que tenga relaciones con las administraciones públicas deberá documentar las decisiones tomadas y acreditar el cumplimiento de las normas internas y externas aplicables, con el objetivo de facilitar que terceros y los órganos de control de la compañía puedan revisar el cumplimiento normativo en este ámbito.

Es responsabilidad de cada empleado conocer y valorar adecuadamente las prácticas con los Ministerios, teniendo en cuenta el int erés y la buena reputación de la empresa. En caso de duda, se deberá consultar con la dirección del Grupo.

Los empleados del Grupo se abstendrán de realizar pagos de facilitación o agilización de trámites, consistentes en la entrega de dinero u otras cosas de valor, cualquiera que sea su importe, a cambio de asegurar o agilizar el curso de un trámite o actuación cualquiera que sea su naturaleza, frente a cualquier órgano judicial, administración pública u organismo oficial.

Los empleados evitarán obtener ventajas indebidas en materia fiscal para cualquier empresa del Grupo y se asegurarán de que la información declarada en esta materia a las autoridades es veraz y refleja fielmente la realidad de la compañía.

También se asegurarán de que las ayudas solicitadas o recibidas de las administraciones públicas reciben un uso adecuado y que su solicitud es transparente, evitando falsear las condiciones para su obtención o darles un uso distinto a aquél para el que fueron otorgadas.

7. RELACION CON PROVEEDORES

El desarrollo de relaciones de confianza y mutuo beneficio con los proveedores ha contribuido al éxito de Grupo ITE.

La selección de los proveedores se regirá por criterios de objetividad y transparencia, conciliando el interés de la empresa en la obtención de las mejores condiciones, con la conveniencia de mantener relaciones estables con proveedores éticos y responsables.

Todos los proveedores que trabajen con Grupo ITE deberán comprometerse a respetar los derechos humanos y laborales de todos los empleados contratados.  La vulneración de cualquiera de estos principios no será en ningún caso aceptada por el Grupo.

Las actividades en materia de compras y aprovisionamientos se desarrollarán con estricto cumplimiento de las normas y procedimientos en vigor en la empresa. Todas las decisiones adoptadas en este ámbito deberán estar acreditadas, en el sentido de que deberán ser justificables, comprobables y verificables en el caso de una auditoria de Calidad o por cualquier directivo que desee ver la trazabilidad de un proyecto.

Todo proceso de compra y aprovisionamiento deberá de aplicar un proceso de libre competencia, debiendo quedar claramente justificado aquellos casos en los que no haya sido posible su aplicación.

Nuestro personal, tiene la obligación de proteger la información comercialmente sensible relativa a las condiciones establecidas por la empresa en relación sus proveedores.

Ningún empleado del Grupo podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar, directa o indirectamente, regalos o dádivas, favores o compensaciones, en metálico o en especie, cualquiera que sea su naturaleza.

Cualquier regalo o dádiva recibido contraviniendo el presente Código, deberá ser inmediatamente devuelto y comunicada esta circunstancia a la Dirección de la empresa.

En particular, ningún empleado podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar regalos, o dádivas a ó de una persona física o jurídica con la que cualquier empresa del Grupo mantenga relaciones de cualquier tipo que, aislados o sumados entre sí en el periodo de un año, tengan un valor superior a 100 euros.

Los obsequios en metálico están expresamente prohibidos.

Recuerde que el Comprador no solo debe ser honesto sino parecerlo.

Los principios éticos del Comprador son:

• Mantener lealtad a su empresa en todo momento.
• Mantener un intachable nivel de integridad en todas sus relaciones comerciales, tanto dentro como fuera de su empresa.
• Optimizar el uso de los recursos, de los que son responsables, con el fin de proporcionar el beneficio máximo para sus empresas.
• Promover los más altos niveles de calidad profesional y mantener la altura y el nivel de la profesión de compras.
• Abstenerse de cualquier negocio propio que pueda estar o parecer estar en contradicción con la empresa.
• Manejar la información confidencial de la empresa y de los proveedores con a debida cautela y respeto.
• Promover relaciones de beneficio mutuo con los proveedores, a través de la cortesía e imparcialidad en todas las fases del ciclo de compras.
• No aceptar regalos personales que no sean considerados regalos de cortesía en los negocios, como bolígrafos, calendarios, etc. Así mismo no aceptar entretenimientos a cargo del proveedor que puedan disminuir o aparentar disminuir su capacidad negociadora y su imparcialidad.
• Mostrar en todo momento Imparcialidad y Objetividad en la toma de decisiones de compra. La principal ventaja para la empresa que asume un código de ética en compras, es que permite a los empleados de estos departamentos saber qué se puede hacer y qué no.

8. USO DE BIENES Y SERVICIOS DE LA EMPRESA

El buen uso y respeto por los activos de la empresa son elementos fundamentales que contribuyen al logro de nuestra Misión.

Los activos son todos los bienes tangibles e intangibles propiedad de la organización, tales como edificios, maquinaria y equipo, inventarios, efectivo, cuentas por cobrar, acciones y valores. Los activos tienen en si mismos un valor económico para la empresa.

Cada uno de nosotros es responsable de la custodia y salvaguarda de los activos que se encuentran bajo nuestro control. En ningún caso debemos participar, influir o permitir situaciones o acciones que se vinculen al robo, mal uso, préstamo, derecho o venta de activos en forma no autorizada por la dirección del Grupo.

Adicionalmente, es responsabilidad del personal involucrado en cada área mantener dichos activos en buen estado, velar por que se produzcan los mantenimientos y aplicar programas de prevención de riesgos. Todo ello para evitar accidentes e incrementar la vida de nuestros activos.

9. RECURSOS ELECTRONICOS

Todas las comunicaciones electrónicas relacionadas con la actividad laboral se deben realizar a través de la dirección de correo electrónico corporativa. Se prohíbe estrictamente el uso de direcciones de correo electrónico no corporativas para enviar y recibir comunicaciones relacionadas con la actividad laboral.

Los recursos electrónicos brindados por el Grupo, son propiedad exclusiva de la empresa y deben usarse de manera responsable, apropiada y ética. No debemos utilizar nunca los recursos electrónicos de la empresa para el intercambio, almacenamiento o procesamiento de contenido que: esta prohibido por la ley (como la descarga ilegal de material protegido por las leyes de propiedad intelectual); promueva o incite al acoso; pudiera percibirse como racista, difamatorio, discriminatorio, violento, nefasto, sexista o pornográfico; o  pudiera manchar la reputación del Grupo En cualquier caso, cuando se utilizan recursos electrónicos, debemos tomar las medidas de precaución necesarias para evitar comprometer la integridad de los equipos o sistemas de la empresas, o divulgar información privada o confidencial. El Grupo ITE podría ejercer sus derechos de supervisión en relación con el uso de sus recursos electrónicos y se reserva el derecho de controlar y revisar el contenido que se envía, almacena y procesa en los recursos electrónicos de la empresa, tal como lo dispone la ley. Se entiende que durante el transcurso de nuestras funciones y actividades con el Grupo y en la medida en que lo permita la ley, renunciamos a todo derecho de privacidad que podamos tener con respecto a toda información que se envía, almacena o procesa mediante recursos electrónicos de la empresa.

10. INFORMACION CONFIDENCIAL O PRIVILEGIADA

(Norma sobre CLASIFICACION DE LA INFORMACION): NR-A.8.2 CLASIFICACION DE LA INFORMACION Anexo I

El personal del Grupo, tiene la obligación de proteger la información y el conocimiento generado en el seno de la organización, de su propiedad o que custodia.

Se entiende por información confidencial cualquier información no publicada de manera oficial referente a la empresa y sus directivos, grupos de interés, operaciones, actividades, planes, inversiones y estrategias.

La información confidencial solo puede ser tratada exclusivamente por las personas que tienen que conocerla para poder tomar decisiones adecuadas

Los empleados se abstendrán de utilizar en su propio beneficio cualquier dato, información o documento obtenido durante el ejercicio de su actividad profesional. Tampoco comunicarán información a terceros, excepto en cumplimiento de la normativa aplicable, de las normas de la compañía o cuando sean expresamente autorizados a ello. Asimismo, tampoco utilizarán datos, información o documentos de carácter confidencial provenientes de una tercera compañía sin su autorización por escrito.

Asimismo, no deberán hacer duplicados, reproducirla ni hacer más uso de la información que es necesario para el desarrollo de sus tareas y no la almacenarán en sistemas de información que no sean propiedad de la empresa, salvo en los casos y finalidades expresamente autorizados.

La obligación de confidencialidad permanecerá una vez concluida la actividad en cualquier empresa del Grupo y comprenderá la obligación de devolver cualquier material relacionado con la compañía que tenga en su poder el empleado en el momento del cese de su relación con la sociedad.

La siguiente se considera, en forma enunciativa y no limitativa, información confidencial o privilegiada:

• Información contable y proyecciones financieras
• Fusiones, adquisiciones, asociaciones, planes de expansión y planes de negocio.
• Operaciones con valores y financiamientos
• Políticas y prácticas comerciales, asi como operativas
• Controversias judiciales o administrativas
• Cambios organizacionales
• Investigación y desarrollo de nuevos productos
• Información personal de los empleados de todas las empresas del Grupo

ITE

• Propiedad intelectual e industrial, tal como secretos industriales, marcas registradas, patentes y derechos de autor
• Listados de clientes y proveedores, estructuras y políticas de precios

11. PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

(Norma sobre cumplimiento normativo: NR-18 CUMPLIMIENTO) Anexo II

El personal del Grupo adoptará las medidas necesarias para proteger la propiedad intelectual e industrial procurando que los procesos y las decisiones en este ámbito sean trazables, en el sentido de estar documentadas y ser justificables y comprobables, en especial mediante los títulos de las propias obras, creaciones o signos distintivos y la aplicación de las cláusulas contractuales que garanticen la originalidad y utilización pacífica de los de terceros.

12. REGISTRO DE OPERACIONES

Todas las operaciones con trascendencia económica que realice la sociedad figurarán con claridad y exactitud  en registros contables apropiados que representen la imagen fiel de las transacciones realizadas y estarán a disposición de los auditores internos y externos.

Los empleados introducirán la información financiera en los sistemas de la compañía de forma completa, clara y precisa, de modo que reflejen, a la fecha correspondiente, sus derechos y obligaciones de conformidad con la normativa aplicable. Adicionalmente, se velará por el rigor y la integridad de la información financiera que, de acuerdo con la normativa en vigor, se deba comunicar al mercado.

Se prohíbe estrictamente el uso de fondos u otros activos de la empresa para todo fin ilícito o indebido, al igual que los asientos falsos o engañosos y las cuentas bancarias no registradas creadas para cualquier fin, ya sea en relación con ventas, compras u otra actividad, y los acuerdos financieros indebidos o inusuales con un tercero, como por ejemplo la sobrefacturación y la subfacturación. La dirección de la empresa, así como los responsables de las funciones de mantenimiento de registros contables, deben permanecer atentos no solo para garantizar la aplicación de esta prohibición, sino también para supervisar la utilización correcta de los activos del Grupo.

La empresa, se compromete a implantar y mantener un adecuado sistema de control interno sobre la elaboración de la información financiera, garantizando la supervisión periódica de su eficacia. Los registros contables estarán en todo momento a disposición de los auditores internos y externos. A tal fin, el Grupo se compromete a poner a disposición de sus empleados la formación que resulte necesaria para que éstos conozcan, comprendan y cumplan los compromisos establecidos por la compañía en materia de control interno de la información financiera.

13. COMPROMISO MEDIOAMBIENTAL

El compromiso con el medioambiente es objetivo prioritario en el ámbito de la Responsabilidad Social Corporativa de Grupo ITE.

Los empleados del Grupo ITE desarrollarán su actividad promoviendo la sostenibilidad social y medioambiental de la empresa, como vía para la creación responsable de valor para todos sus grupos de interés.

El compromiso social y medioambiental en el desarrollo de sus actividades y en beneficio de todos, forma parte inseparable de nuestro modelo de negocio.

Como contribuye el Grupo ITE con el respeto al medioambiente:

• Promover la contribución de su personal a la consecución de un  entorno medioambiental sostenible.
• Reducir el consumo de energía mejorando la eficiencia energética de nuestros edificios e instalaciones.
• Implantar la recogida y reciclaje selectivos de residuos y, en particular, de papel.
• Minimizar el consumo de papel sustituyéndolo siempre que sea posible por sistemas digitales.

14. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

(Paquete bienvenida) Anexo III

Las relaciones con los medios de comunicación se encauzarán a través de la Dirección de Comunicación Corporativa (o de la dirección que desarrolle, en el futuro, sus funciones).

La información económico- financiera del Grupo, en especial las cuentas anuales, reflejará fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas internacionales de información financiera que sean aplicables. A estos efectos, ningún profesional ocultará o distorsionará la información de los registros e informes contables del Grupo, que será completa, precisa y veraz.

La falta de honestidad en la comunicación de la información, tanto al interior del Grupo –a empleados, sociedades controladas, departamentos, órganos internos, órganos de administración, etc.– como al exterior –a auditores, accionistas e inversores, organismos reguladores, medios de comunicación, etc.–, contraviene el Código ético.

Se incurre también en falta de honestidad al entregar información incorrecta, organizarla de forma equívoca o intentar confundir a quienes la reciben.

CUMPLIMIENTO LEGAL

INDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. AMBITO DE APLICACIÓN Y DISPOSICIONES GENERALES
3. PRINCIPIOS Y GARANTIAS DEL CANAL DE DENUNCIAS
4. OPERATIVA DEL CANAL DE DENUNCIAS

4.1 ACCESO Y FUNCIONAMIENTO DEL CANAL

4.2 REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE LAS DENUNCIAS

4.3 ANALISIS PRELIMINAR DE LOS HECHO DENUNCIADOS

4.4 COMPROBACIÓN DE LOS HECHOS DENUNCIADOS

4.5 RESOLUCIÓN DE LA DENUNCIA

4.6 CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

4.7 DENUNCIAS PROCEDENTES DE PERSONAL AJENO A ITE

5. PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE
6. PUBLICIDAD

 

ANEXO

1. INTRODUCCIÓN

 

El canal de Denuncias es una herramienta de comunicación para las empresas con objeto de reportar por parte de los empleados, clientes o proveedores comportamientos poco éticos o irregulares a través de Internet

El 21 de febrero de 2023 el BOE publicó la Ley de Protección de Informantes, por lo que se transpone la Directiva (UE) 2019/1937 o Directiva Whistleblowing

Este sistema está diseñado, establecido y gestionado de forma segura para garantizar la confidencialidad y el anonimato de la identidad del informante y de cualquier otra persona mencionada en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

INTEGRACIÓN TECNOLÓGICA EMPRESARIAL S.L. ( en adelante ITE)  no permitirá que se adopte ningún tipo de represalia contra los informantes de buena fe que comuniquen a través de este canal hechos que puedan ser incumplimientos normativos de sus Profesionales de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

Asimismo, el informante que conozca la existencia de una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de las normas, también podrá informar a las autoridades competentes y, si fuera el caso, a las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

En España podrá dirigirse a modo enunciativo a: la AII (Autoridad Independiente del Informante) una vez constituida, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) www.aepd.es la CNMC (Comisión Nacional de los Mercados y Competencia) www.cnmc.es o a la CNMV (Comisión Nacional del Mercado de Valores) www.cnmv.es, en función de la naturaleza de la irregularidad.

2. AMBITO DE APLICACIÓN Y DISPOSICIONES GENERALES

Los objetivos de la política corporativa del Canal de denuncias son:

• Prevenir y detectar comportamientos indebidos por parte de la empresa y su personal.
• Animar al personal de ITE a denunciar sospechas de conductas indebidas lo antes posible.
• Proporcionar al personal de ITE orientación sobre cómo realizar esas comunicaciones.
• Asegurar al personal de ITE que puede plantear de buena fe sus inquietudes sin temor a ningún tipo de represalias, incluso en el caso de que resultasen erróneas.

Esta política corporativa no forma parte del contrato de trabajo de ningún empleado/ a y puede ser modificada en cualquier momento. De igual foma el Canal de denuncias está disponible para los grupos de interés de ITE, proveedores, suministradores y socios de negocio, siempre y cuando la conducta denunciada implique al personal de ITE.

La presente Política es de aplicación a todas las delegaciones y áreas de la sociedad.

El órgano de dirección de ITE tiene atribuidas entre sus funciones la de establecer las bases de una adecuada y eficiente coordinación entre todas las delegaciones y áreas, de conformidad con el interés social propio de la Sociedad.

Por ello, le corresponde aprobar esta Política, cumpliendo así su función de establecer las bases, fijar los instrumentos y diseñar los mecanismos necesarios para una adecuada y eficiente coordinación en las actividades relacionadas con la gestión de denuncias.

La Responsable Del Área Jurídica:

• Recibirá las denuncias relativas a asuntos relacionados con aspectos contables, cuestiones de auditoría, los controles internos sobre la información financiera y/o todas aquellas cuestiones relativas a cualquier fraude, material o no, que afecte a la Dirección, así como el resultado de la gestión que se derive de la propia auditoría de estos casos.
• Informará periódicamente a la dirección de la actividad relacionada con el Canal de Denuncias.
• Igualmente se encargará del registro y la admisión a trámite de las comunicaciones recibidas en el Canal que se refieran a la propia sociedad. Reconocidas las denuncias como tales, procederá a la comprobación y revisión de los hechos denunciados. Concluida dicha comprobación, se dará traslado del expediente a las áreas afectadas a los efectos oportunos.
• Garantizará en todo momento el acceso más amplio al contenido del Canal de Denuncias a las áreas afectadas, las cuales recibirán cuantos informes se emitan derivados de revisiones de hechos denunciados.
• Las áreas afectadas por los hechos denunciados participarán en el diseño y harán seguimiento de los planes de acción.
• En este sentido y a los efectos de la mitigación de las consecuencias asociadas a una posible infracción, si los hechos denunciados tuvieran impacto en aspectos de su responsabilidad, se podrá solicitar estar involucrada en el diseño y seguimiento de los planes de acción respectivos.

3. PRINCIPIOS Y GARANTÍAS DEL CANAL DE DENUNCIAS

• Cumplimiento normativo: la legalidad y ética corporativa son pilares integrantes del Canal. Por ello, las comunicaciones serán tramitadas de manera íntegra y profesional, y en cumplimiento de la legislación vigente, y normativa aplicable, incluida la relativa a protección de datos, y las políticas y procedimientos internos de aplicación.
• Independencia e imparcialidad: esta Política garantizará al máximo posible que todas las personas afectadas por una comunicación de irregularidades sean tratadas de forma justa e imparcial. Todas las personas que intervengan en el proceso de investigación de una denuncia de irregularidades actuarán de buena fe en la búsqueda de la verdad y el esclarecimiento de los hechos
• Transparencia y accesibilidad: la información sobre el Canal y su procedimiento de gestión será transmitida de forma clara y comprensible. El Canal se encuentra disponible en la página web https://www.ite-es.com para maximizar el acceso al mismo.
• Trazabilidad y seguridad: esta Política integrará todas las medidas que resulten necesarias para garantizar la integridad, seguimiento y seguridad de la información.
• Confidencialidad y anonimato: esta Política garantizará al máximo posible el anonimato del denunciante (si así lo solicita y/o permite la legislación) y la confidencialidad de la información comunicada y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma. Asimismo, el Canal permitirá la presentación de comunicaciones anónimas.
• Sigilo: esta Política promoverá que las personas implicadas en la tramitación e investigación de las comunicaciones actúen con la máxima discreción sobre los hechos que conozcan por razón de su cargo o función.
• Diligencia y celeridad: esta Política garantizará que la investigación y resolución sobre los hechos denunciados se tramiten con la debida profesionalidad, diligencia y sin demoras indebidas, de tal forma que el procedimiento pueda ser completado en el menor tiempo posible respetando las garantías debidas.
• Buena fe: esta Política velará por que la información comunicada sea honesta y veraz, sin perjuicio de las inexactitudes u omisiones relevantes que pueda cometer de manera involuntaria el informante, y que sea tan completa como sea posible, en consonancia con los principios de confidencialidad y anonimato, la protección de las personas y las consideraciones relativas al debido proceso de la investigación de los asuntos comunicados.
• Respeto y protección a las personas: esta Política adoptará las medidas pertinentes para garantizar al máximo posible el derecho a la protección de la dignidad e intimidad de las personas afectadas.
• Respeto a los derechos fundamentales: esta Política garantizará al máximo posible el derecho de información en consonancia con los principios de confidencialidad y anonimato, derecho de defensa, derecho de contradicción, derecho a la presunción de inocencia y derecho al honor de todas las personas que se vean involucradas por el procedimiento.
• Protección frente a represalias: los informantes que actúen de buena fé estarán protegidos frente a represalias en la mayor medida posible.

En la gestión del Canal de Denuncias, se dará cumplimiento a la normativa legal sobre protección de datos de carácter personal. En particular, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

– Todas las áreas deberán implantar las medidas de seguridad de los datos personales que resulten de aplicación según el nivel de riesgo que se establezca para el Canal de Denuncias o, en su caso, las medidas que resulten obligatorias en virtud de la normativa legal aplicable y la normativa interna relativa a este aspecto. El nivel de seguridad deberá ser, como mínimo, el equivalente al previsto en el sistema de cumplimiento de protección de datos para los datos sensibles o de categoría especial, de acuerdo con la normativa de protección de datos aplicable.

–  Se deberá garantizar un adecuado cumplimiento del tratamiento de datos de carácter personal, y en particular respecto a los derechos de los titulares de dichos datos a ser informados sobre el tratamiento de los mismos. Todo ello, de acuerdo a la Legislación aplicable en nuestro país.

4. OPERATIVA DEL CANAL DE DENUNCIAS

4.1. Acceso y funcionamiento del Canal

El Canal de denuncias será accesible a través de:

• la página WEB de ITE, pulse aquí para acceder.
• direcciones de correo electrónico específicas del canal de denuncias, webmaster@ite-es.com.
• Las denuncias o quejas también se podrán presentar por carta dirigida a la atención de la Responsable Del Área Jurídica.
• Igualmente, y para garantizar, el anonimato, si así lo desea el denunciante, se recomienda crear una cuenta de correo específica para esta denuncia y mantenerla durante todo el proceso hasta la comunicación de su conclusión.
• El Personal que formule una denuncia, debe proporcionar en la medida de lo posible todos los detalles e información posible al objeto de ayudar en el proceso de investigación. La política de la empresa es tratar las denuncias con seriedad y rapidez. Las denuncias deben contener, como mínimo, la siguiente información:
• Identificación de la persona o personas denunciadas;
• Fechas y lugares de los hechos;
• Personal que pueda corroborar la presunta infracción, si procede;
• Descripción de la presunta infracción o delito
• Una vía de comunicación con el informante incluso si se presenta de forma anónima para obtener más información sobre la denuncia.

Sin la información mencionada puede darse la circunstancia de que no sea posible investigar la conducta reportada, lo que podría llevar a una falta de resolución de la denuncia, así como, que la denuncia no pueda resolverse completamente si se ha formulado de forma anónima y la investigación no puede llevarse a cabo sin contactar con la persona denunciante.

El Canal de Denuncias es único para todas la delegaciones y áreas de la empresa. El denunciante que desee mantenerse en el anonimato podrá hacerlo con las garantías suficientes establecidas en esta Política.

Cualquier acción encaminada a impedir que un empleado realice una comunicación a través del Canal de denuncias será sancionada de acuerdo con el régimen laboral y disciplinario aplicable.

El conjunto de actividades de las distintas sociedades para el registro, admisión a trámite, comprobación y resolución de las comunicaciones recibidas en el Canal de Denuncias se desarrollarán en el plazo más breve posible, atendiendo a las características de los hechos denunciados y las demás circunstancias concurrentes.

4.2. Registro y clasificación de las denuncias

Todas las denuncias recibidas se analizarán por la Responsable Del Área Jurídica de forma independiente y se garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados.

Una vez recibida la comunicación, se le asignará un código de identificación, correlativo, y se incorporará a una base de datos, en la que se registrará la calificación dada a dicha denuncia y su estado de tramitación. La base de datos se actualizará a lo largo de las distintas fases del procedimiento.

El documento de registro contendrá como mínimo los siguientes datos:

• Número total de denuncias recibidas a través del Canal de Denuncias;
• Estado de las denuncias;
• Temática de las denuncias;
• Número de denuncias no tramitadas y motivos;
• Tiempo necesario para completar las investigaciones (cuando sean necesarias) y llegar a una conclusión.
• Medidas adoptadas como consecuencia de los incumplimientos confirmados, así como medidas de prevención para el futuro.

Al denunciante, se le facilitará un justificante de la presentación y registro de la comunicación realizada en el canal, a efectos de acreditar el cumplimiento del deber general de cooperación a que se refiere el apartado 1 de esta política.

Las denuncias se deberán clasificar por orden de importancia del 1 al 5, siendo 1 aquellas consideradas más relevantes y 5 aquellas consideradas menos relevantes. Como aspectos considerados de mayor relevancia:

• Situaciones que puedan dar lugar a eventuales responsabilidades penales de la compañía o sus directivos, incluyendo (pero sin limitarse a) aquellas que puedan involucrar actos que, de confirmarse, pudieran llegar a ser clasificadas como corrupción en el ámbito público, en alguna de sus formas.
• Situaciones en las cuales exista el riesgo de vulnerar alguna legislación vigente.
• Situaciones que, de conocerse fuera de la compañía, pudieran causar un daño a la imagen del grupo.
• Situaciones que supongan un riesgo en la “continuidad del negocio”.
• Importe elevado asociado a la denuncia fundada.
• Número de personas o áreas afectadas por los hechos denunciados.

 

Todas las comunicaciones que se refieran a hechos que pudieran ser constitutivos de actos de corrupción serán clasificadas con rating 1.

La valoración indicada en este apartado determinará la prioridad a la hora de comenzar la revisión de la misma y asignación de los recursos. Una vez realizado el análisis preliminar de la comunicación, se indicará su rating con carácter provisional.

En el caso de que, con posterioridad, se obtengan nuevos datos o indicios que aconsejen variar el rating asignado inicialmente, se modificará justificadamente el cambio de prioridad, documentándose debidamente.

Las comunicaciones recibidas en el canal se clasificarán conforme a su naturaleza y de acuerdo con las categorías indicadas en el Anexo.

Dicha clasificación, que podrá ser objeto de actualización conforme evolucione las necesidades de información al respecto, siempre deberá considerar de forma diferenciada y específica aquellos hechos denunciados relativos a irregularidades contables, el control interno sobre la información financiera o cuestiones de auditoría.

Las denuncias que se reciban a través del Canal de Denuncias y que guarden relación con situaciones de discriminación, acoso moral (mobbing) y acoso sexual o por razón de género, se tramitarán, en su caso, de conformidad con los procedimientos específicos que puedan existir para estas materias concretas en la sociedad.

Todos los datos recogidos en el Registro de Denuncias y en los expedientes de investigación se conservarán únicamente durante el periodo que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con los requisitos impuestos por la legislación nacional, después de lo cual la responsable de esta información tendrán la obligación de eliminarla.

4.3. Análisis preliminar de los hechos denunciados

Recibida una comunicación, la Responsable Del Área Jurídica determinará si procede o no darle trámite, considerando si reúne los requisitos mínimos para ello. En el supuesto de que la comunicación sea manifiestamente infundada o que, siendo anónima, no aporte información suficiente para la comprobación de los hechos denunciados, no será admitida a trámite, documentándose tal decisión.

4.4. Comprobación de los hechos denunciados

Cuando de acuerdo al análisis preliminar de la denuncia así se requiera, la Responsable Del Área Jurídica procederá a la comprobación y análisis de los hechos denunciados; para lo que se podrá requerir, en su caso, la colaboración de otras áreas de la compañía o de terceros si fuera necesario. A lo largo del proceso de investigación, se garantiza la presunción de inocencia a todas las personas afectadas.

4.5. Resolución de la denuncia (plazo de comunicación de la resolución 3 meses desde el acude de recibo)

Concluida la auditoría sobre los hechos denunciados, la Responsable Del Área Jurídica alcanzará unas conclusiones que trasladará a las áreas competentes y de acuerdo a las disposiciones que desarrollan esta Política, dichas conclusiones se podrán formalizar en un informe.

Adicionalmente, se deberá asegurar un adecuado cumplimiento de la Legislación de protección de datos aplicable y en particular, respecto a los derechos de los titulares de dichos datos.

1. a) Si se considera no acreditada la existencia de infracción: Archivo del expediente

Si se determina que no ha quedado acreditada la comisión de ninguna irregularidad, acto contrario a la legalidad o a las normas internas, se acordará dar por concluido el expediente sin necesidad de adoptar ninguna medida, procediéndose a su archivo. Documentándose tal decisión.

No obstante, si se concluye que la persona denunciante ha realizado una denuncia falsa de forma maliciosa, de mala fe o con el fin de obtener un beneficio personal, ésta podrá ser objeto de medidas disciplinarias.

1. b) Si se considera acreditada la existencia de infracción:

Si se determina que ha quedado acreditada la comisión de alguna irregularidad, acto contrario a la ley o a las normas internas de ITE, se dará traslado al responsable del área afectada y al área de Recursos Humanos para los efectos disciplinarios oportunos. Con independencia de que la dirección tenga acceso pleno y permanente al Canal de Denuncias y sea informado periódicamente del desarrollo de los trabajos de comprobación y análisis de las denuncias, tendrá formalmente acceso a cuantos informes de resolución de denuncias se emitan.

4.6. Conservación de la información

La información se alojará y conservará de acuerdo con los requerimientos legales que en esta materia resulten de aplicación en cada caso. El tratamiento de datos personales será, igualmente, adecuado a las legislaciones aplicables en la materia.

Se considerarán, en cualquier caso, los posibles requerimientos de Administraciones públicas, juzgados y tribunales, en los términos establecidos por la legislación en vigor, y únicamente durante el plazo de prescripción de las acciones que se puedan derivar del tratamiento en cuestión.

4.7. Denuncias procedentes del personal ajeno a ITE

Si un tercero traslada una denuncia a un empleado, éste tendrá la obligación de comunicarla a la Responsable Del Área Jurídica.

La no tramitación de las denuncias o quejas recibidas por un empleado a la Responsable Del Área Jurídica, tendrá la consideración de infracción, en los términos establecidos en la legislación vigente que resulte de aplicación.

5. PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE

El canal de denuncias se rige por los principios de confidencialidad, respeto y fundamento.

Toda persona que denuncie de buena fe gozará de la debida protección conforme a lo establecido en la normativa aplicable.

Específicamente, todo empleado que utilice de buena fe el Canal de Denuncias para denunciar eventuales irregularidades relativas a temas contables, cuestiones relativas a auditoría y/o aspectos relacionados con el control interno sobre el reporte financiero, ya sea de forma anónima o dando a conocer su identidad, tendrá derecho a ser protegido.

El Canal de Denuncias se ha diseñado para que el denunciante que desee mantenerse en el anonimato pueda hacerlo con las garantías suficientes. En este sentido, si el denunciante opta libremente por no ocultar su identidad, el informe de resolución de la denuncia procurará no hacer referencia a la identidad del denunciante ni de las partes implicadas, en aras a garantizar la debida confidencialidad. Si el nombre del denunciante trascendiese públicamente, por cualquier motivo, cuando se trate de un empleado, se informará al área de Recursos Humanos de la Sociedad al objeto de que realice un seguimiento de la estabilidad laboral de este empleado, concediéndole, si se estima conveniente, un traslado de su actual puesto de trabajo.

Cualquier acción contra el empleado denunciante que pueda entenderse como amenaza, discriminación o represalia por efectuar una denuncia tendrá, en su caso, la consideración de infracción laboral en los términos establecidos en la legislación vigente que resulte de aplicación.

Cualquier incumplimiento de las disposiciones contenidas en esta Política o de la legislación aplicable podría tener graves consecuencias para la Compañía, sus empleados/as y sus directivos/as.

Todo el personal de ITE que engañe u obstaculice, o que no coopere, con las investigaciones de posibles incumplimientos de esta Política, será objeto de medidas disciplinarias. El Personal que amenace o tome represalias de cualquier forma contra las personas denunciantes también estará sujeto a medidas disciplinarias.

El cumplimiento de esta Política es obligatorio y su incumplimiento será considerado como una infracción por parte de la Compañía. Si la investigación confirma el incumplimiento, se pondrá en conocimiento del Departamento de Recursos Humanos, que adoptará las medidas disciplinarias oportunas en función de la gravedad del incumplimiento y de conformidad con la legislación laboral aplicable y los procedimientos sancionadores establecidos en los convenios colectivos, sin perjuicio de las demás responsabilidades en que pueda incurrir el infractor. Asimismo, ITE se reserva el derecho de adoptar las medidas que considere oportunas contra cualquiera de sus socios comerciales que incumpla esta Política.

6. PUBLICIDAD

Sin perjuicio de la obligación que tienen los empleados de conocer y actuar de conformidad con lo dispuesto en la Normativa Interna en el desempeño de sus funciones, se promoverá y velará por la debida difusión de esta Política y de la existencia del Canal de Denuncias.

ANEXO: CATEGORÍAS DE COMUNICACIONES CANAL DE DENUNCIAS
Conflicto laboral	Moobing / Harrasment		El acoso moral en el trabajo , también conocido como «mobbing», es toda conducta, práctica o comportamiento que, de forma sistemática y recurrente en el tiempo, suponga en el seno de la relación laboral un menoscabo o atentado contra la dignidad del trabajador, intentando someterle emocional y psicológicamente y persiguiendo anular su capacidad, promoción profesional o permanencia en el puesto de trabajo, creando un ambiente hostil y afectando negativamente al entorno laboral. Quedarán excluidos del concepto de acoso laboral aquellos conflictos interpersonales pasajeros y localizados en un momento concreto, que se pueden dar en el marco de las relaciones humanas y que afectan a la organización del trabajo y a su desarrollo pero que no tienen por finalidad destruir personal o profesionalmente a las partes implicadas en el conflicto.
Acoso Sexual / Sexual Harrasment		Cualquier conducta de naturaleza sexual no deseada y que pueda ser percibida u ocasione ofensa o humillación a una persona. Cuando tal conducta interfiere con el trabajo, o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo. Si bien por lo general implica un patrón de comportamiento, también puede tomar la forma de un solo incidente. Hay que diferenciar el “acoso sexual” del “acoso por razón de sexo” dado que éste último constituye un tipo de acoso discriminatorio sobre Igualdad Efectiva entre Mujeres y Hombres como “cualquier comportamiento realizado en función del sexo de una persona o de su identidad de género, con el propósito o el efecto de atentar contra su dignidad y de crear un entorno intimidatorio, degradante u ofensivo”.
Discriminación		Cualquier trato injusto o diferenciación arbitraria basada en la raza de la persona, sexo, religión, nacionalidad, origen étnico, orientación sexual, discapacidad, edad, idioma, origen social o cualquier otra condición social. La discriminación puede ser un hecho aislado que afecta a una persona o un grupo de personas en una situación similar
Conducta inadecuada y otros conflictos en el entorno laboral		Conductas puntuales o recurrentes de abuso de poder tanto de dirección de los mandos o responsables de la empresa hacia sus subordinados, como maltrato hacia un empleado que se produce entre personas que no mantienen entre sí una relación de mando o jerarquía, o que si la tuvieran, ésta no sería relevante.
Condiciones Laborales	Condiciones Laborales		Errores en el proceso de retribución a empleados (pago de salarios, horas extra, bónus, etc) que no estén asociados a temas de fraude. Asímismo también se incluyen aquellas situaciones que supongan un riesgo laboral para el trabajador ( Insalubridad, peligro de incendio…)
Privacidad/seguridad de la información	Privacidad/seguridad de la información		Uso de la información de la compañía, de clientes, empleados, accionistas o proveedores en beneficio propio o de terceros. Quebrantamiento de procesos que gestionan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información.
Actos contrarios a la integridad de la empresa	Conflicto de Intereses		Situaciones en las que un beneficio o interés personal o privado influye en las decisiones profesionales adoptadas por un empleado, pudiendo este interés o beneficio personal entrar en colisión con los intereses de ITE (en adelante “la Empresa”). El conflicto de interés puede ser por parentesco, por participación en sociedades o por cualquier otra causa que el empleado considere que limita o condiciona su capacidad de decisión objetiva frente a terceros. A estos efectos se entiende por parentesco: el cónyuge o persona con análoga relación de afectividad, los ascendientes, descendientes, hermanos del empleado o su cónyuge, así como los cónyuges de estos. Asimismo, se considera que pudiera condicionar la capacidad de decisión del empleado, cuando este, alguno de sus parientes o personas con él concertadas ostenten o puedan ostentar, directa o indirectamente el control o ejerzan una influencia significativa u un cargo de administración o dirección en sociedades o entidades involucradas en un potencial conflicto de interés.